Lohnsteuer-Außenprüfung: Welche Bereiche das Finanzamt bei Arbeitgebern besonders prüft
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob ein Arbeitgeber Arbeitslohn vollständig erfasst, die Lohnsteuer richtig berechnet und ordnungsgemäß abgeführt hat. Besonders relevant sind geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Dienstwagen, Reisekosten, Betriebsveranstaltungen sowie Zahlungen, die außerhalb der normalen Gehaltsabrechnung erfolgen.
Für Arbeitgeber können Fehler teuer werden, weil sich kleine monatliche Abweichungen über mehrere Arbeitnehmer und mehrere Jahre summieren.
Was prüft das Finanzamt bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung?
Rechtsgrundlage ist § 42f EStG. Zuständig ist grundsätzlich das Betriebsstättenfinanzamt.
Der Prüfer untersucht vor allem:
ob sämtliche Arbeitnehmer erfasst wurden,
ob alle Bestandteile des Arbeitslohns berücksichtigt wurden,
ob steuerfreie Leistungen tatsächlich steuerfrei waren,
ob Pauschalierungen richtig vorgenommen wurden,
ob geldwerte Vorteile korrekt bewertet wurden,
ob Lohnsteuer richtig angemeldet und abgeführt wurde.
Dabei geht es nicht nur um das monatliche Grundgehalt. Gerade zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers sind häufig prüfungsrelevant.
Warum sind Sachbezüge besonders wichtig?
Sachbezüge sind ein typischer Prüfungsbereich, weil für sie besondere Voraussetzungen gelten.
Die monatliche Sachbezugsgrenze beträgt grundsätzlich 50 Euro. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag.
Das bedeutet: Wird die Grenze bei einem grundsätzlich begünstigten Sachbezug überschritten, kann der gesamte Vorteil steuerpflichtig werden.
Beispiel:
Ein Unternehmen gewährt 20 Mitarbeitern monatlich einen Sachbezug von jeweils 60 Euro und behandelt diesen fälschlicherweise als steuerfrei.
60 Euro × 20 Mitarbeiter × 12 Monate = 14.400 Euro.
Bereits innerhalb eines Jahres wären damit 14.400 Euro Arbeitslohn betroffen.
Bei mehreren Prüfungsjahren kann sich der Betrag entsprechend erhöhen.
Wie werden Dienstwagen kontrolliert?
Auch Dienstwagen gehören zu den klassischen Prüfungsthemen.
Das Finanzamt kontrolliert insbesondere:
die private Nutzung,
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
den zugrunde gelegten Bruttolistenpreis,
die Anwendung der 1-%-Regelung,
gegebenenfalls das Fahrtenbuch,
Zuzahlungen des Arbeitnehmers.
Bei Elektrofahrzeugen können zusätzlich steuerliche Vergünstigungen relevant sein. Entscheidend ist, dass Fahrzeugdaten, Nutzungsvereinbarung und Lohnabrechnung zusammenpassen.
Welche Rolle spielen Reisekosten und Verpflegungspauschalen?
Steuerfreie Reisekostenerstattungen werden ebenfalls häufig geprüft.
Relevant sind insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwendungen und die Frage, ob tatsächlich eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorlag.
Besonders wichtig ist die Abgrenzung zwischen einer Auswärtstätigkeit und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Eine falsche Einordnung kann dazu führen, dass zunächst steuerfrei behandelte Erstattungen nachträglich als Arbeitslohn beurteilt werden.
Arbeitgeber sollten deshalb Reisezweck, Zeitraum, Ziel und Abwesenheitsdauer nachvollziehbar dokumentieren.
Was prüft das Finanzamt bei Betriebsveranstaltungen?
Bei Weihnachtsfeiern, Sommerfesten oder Betriebsausflügen ist insbesondere der Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung relevant.
Der Freibetrag gilt grundsätzlich für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Für die Berechnung sind grundsätzlich die relevanten Gesamtkosten der Veranstaltung einschließlich Umsatzsteuer auf die teilnehmenden Arbeitnehmer aufzuteilen. Auch Aufwendungen für Begleitpersonen können dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden.
Fehler entstehen häufig, weil einzelne Kostenpositionen nicht berücksichtigt oder Teilnehmerzahlen falsch angesetzt werden.
Werden auch Geschäftsführer geprüft?
Ja. Vergütungen von Geschäftsführern können ebenfalls Bestandteil der Lohnsteuer-Außenprüfung sein.
Relevant sind beispielsweise:
Geschäftsführergehalt,
Tantiemen und Bonuszahlungen,
Dienstwagen,
Reisekosten,
Sachbezüge,
private Kostenübernahmen durch die Gesellschaft.
Bei Gesellschafter-Geschäftsführern können zusätzlich körperschaftsteuerliche Fragen entstehen, wenn Leistungen gesellschaftsrechtlich veranlasst sein könnten.
Welche Unterlagen kann das Finanzamt verlangen?
Arbeitgeber müssen bei der Prüfung mitwirken und steuerlich relevante Unterlagen vorlegen.
Dazu gehören insbesondere Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Arbeits- und Zusatzvereinbarungen, Reisekostenabrechnungen, Dienstwagenunterlagen sowie Nachweise zu Sachbezügen und sonstigen Arbeitgeberleistungen.
Elektronisch geführte lohnsteuerrelevante Daten müssen grundsätzlich über die amtlich vorgeschriebene Digitale LohnSchnittstelle bereitgestellt werden.
Welche Folgen können Fehler haben?
Werden zu wenig Lohnsteuer einbehalten oder steuerpflichtige Vorteile nicht erfasst, kann das Finanzamt Steuern nachfordern.
Der Arbeitgeber haftet unter den Voraussetzungen des § 42d EStG für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hatte.
Besonders relevant sind deshalb systematische Fehler. Wird beispielsweise eine Mitarbeiterleistung über mehrere Jahre bei der gesamten Belegschaft falsch behandelt, kann sich eine vergleichsweise kleine monatliche Abweichung zu einer erheblichen Nachforderung entwickeln.
FAQ zur Lohnsteuer-Außenprüfung
Wie viele Jahre werden normalerweise geprüft?
Bei Betrieben, die nicht unter besondere Regelungen für Großbetriebe fallen, soll der Prüfungszeitraum nach der Betriebsprüfungsordnung in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Zeitraum erweitert werden.
Ist eine Lohnsteuer-Außenprüfung dasselbe wie eine normale Betriebsprüfung?
Nein. Die Lohnsteuer-Außenprüfung konzentriert sich auf die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Eine allgemeine Betriebsprüfung kann dagegen beispielsweise Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer betreffen.
Kann das Finanzamt auch Arbeitnehmer befragen?
Ja. Arbeitnehmer können im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung verpflichtet sein, Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einnahmen zu geben und bestimmte Unterlagen vorzulegen.
Kann eine unangekündigte Kontrolle stattfinden?
Von der Lohnsteuer-Außenprüfung zu unterscheiden ist die Lohnsteuer-Nachschau. Diese kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten grundsätzlich ohne vorherige Ankündigung erfolgen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann daraus unmittelbar eine Lohnsteuer-Außenprüfung entstehen.
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