🎄 Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: So wird aus Glühwein keine Lohnsteuerfalle

Martin Reiss
vor 3 Tagen
3 Min. Lesezeit

Eine Weihnachtsfeier ist für Unternehmen mehr als nur Glühwein und gemütliches Zusammensitzen. Sie stärkt den Teamgeist und würdigt die Arbeit der Mitarbeitenden im vergangenen Jahr. Gleichzeitig bietet sie steuerliche Vorteile – wenn man die Regeln kennt.

Dieser Beitrag erklärt, worauf Unternehmen achten müssen, um ihre Weihnachtsfeier steuerlich optimal abzusetzen.

🎉 1. Was ist eine „Betriebsveranstaltung“?

Damit eine Weihnachtsfeier steuerlich als Betriebsveranstaltung gilt, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

👥 Sie richtet sich an die gesamte Belegschaft oder eine klar definierte Gruppe
🏢 Sie findet im betrieblichen Interesse statt
🎟️ Die Teilnahme steht allen Beschäftigten der jeweiligen Einheit offen
🍽️ Es handelt sich nicht um eine exklusive Einladung einzelner Mitarbeiter

Dazu zählen klassische Feiern im Restaurant, interne Events, Weihnachtsmarktbesuche mit Programm oder Feiern in gemieteten Räumen.

💶 2. Die 110-Euro-Freigrenze pro Arbeitnehmer

Die wichtigste Größe ist der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer (inkl. USt). Wichtig: Freigrenze ≠ Freibetrag.

Bis 110 €: steuerfrei
Ab 110,01 €: der Mehrbetrag wird steuerpflichtiger Arbeitslohn
Der Betrag gilt pro Feier und pro teilnehmendem Arbeitnehmer

Was zählt in die 110 € hinein?

Alles, was den Gästen zugutekommt:

🍽️ Essen & Getränke🎶 Musik, DJ, Künstler🏛️ Raummiete für exklusive Nutzung🚌 Transport/Shuttle🎁 kleine Geschenke, die bei der Feier überreicht werden🎀 Deko, Eventorganisation, Rahmenprogramm

Beispiel

Gesamtkosten: 6.600 € 50 Teilnehmende → 132 € pro Kopf → 22 € über den Freibetrag ⇒ steuerpflichtig (ggf. pauschal versteuerbar).

📅 3. Wie viele Feiern sind steuerfrei möglich?

Maximal 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr können steuerlich begünstigt sein. Alles darüber hinaus ist steuerpflichtig – unabhängig von der Höhe der Kosten.

Unternehmen dürfen selbst bestimmen, welche beiden Feiern sie als begünstigt behandeln.

👨‍👩‍👧 4. Begleitpersonen und Gäste

Begleitpersonen werden voll in die Berechnung einbezogen:

Sie zählen bei der Verteilung der Gesamtkosten
Ihre Kosten werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet

Beispiel: 80 € pro Person → Mitarbeiter + Partner = 160 € Vorteil für diesen einen Mitarbeiter → über 110 €.

📝 5. Was ist mit No-Shows?

Entscheidend sind die tatsächlich erschienenen Teilnehmer – nicht die angemeldeten.

Das führt dazu:

Weniger erschienen = höhere Kosten pro Kopf
Höhere Kosten pro Kopf = Risiko, die 110 € zu überschreiten

Besser: realistische Planung oder flexible Abrechnung des Caterers vereinbaren.

🧾 6. Steuerliche Behandlung: steuerfrei oder pauschal versteuern?

Unter 110 €

komplett steuerfrei
keine Sozialversicherungsbeiträge

Über 110 €

der übersteigende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn
aber: Arbeitgeber darf mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG)
Vorteil für Mitarbeiter bleibt netto steuerfrei
keine Sozialversicherung

Sehr hilfreich, wenn die Kosten knapp über die magischen Freibetrag rutschen.

🎁 7. Weihnachtsgeschenke vs. Weihnachtsfeier

Geschenke können:

entweder Teil der Betriebsveranstaltung sein (dann zählen sie in die 110 €),
oder über die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze laufen – dann bleiben sie außerhalb der 110 €.

Das ist steuerlich meist die bessere Variante, wenn beides (Feier + Geschenk) geplant ist.

🧮 8. Umsatzsteuer: Ist Vorsteuerabzug möglich?

In der Regel ja:

Solange die Feier in einem üblichen Rahmen bleibt
Und im überwiegend betrieblichen Interesse liegt

Luxusveranstaltungen können unter Umständen Probleme beim Vorsteuerabzug verursachen.

📚 9. Buchhaltung: Wie wird die Weihnachtsfeier verbucht?

Klare buchhalterische Trennung:

🎄 Betriebsveranstaltungen: eigenes Konto, Vorsteuerabzug
🍷 Bewirtung von Geschäftsfreunden: 70 % abzugsfähig, gesonderte Nachweise
💸 Pauschalierte Lohnsteuer: als Personalaufwand buchen

Dokumentation ist entscheidend:Einladung, Teilnehmerliste, Rechnungen, Kostenaufstellung.

⚠️ 10. Typische Fehler – und wie man sie vermeidet

❗ Mehr als zwei begünstigte Feiern im Jahr
❗ Begleitpersonen oder No-Shows nicht mitberechnet
❗ Geschenke fälschlich in die Feierkosten eingebaut
❗ Mischveranstaltungen (Mitarbeiter & Kunden) nicht getrennt
❗ Fehlende Dokumentation

Diese Punkte sorgen regelmäßig für unliebsame Überraschungen in Betriebsprüfungen.

✔️ 11. Mini-Checkliste für Unternehmen

Wer darf teilnehmen?
Welche Gesamtkosten sind geplant?
Bleiben wir unter 110 € pro Mitarbeiter?
Gibt es Begleitpersonen?
Gibt es separate Geschenke?
Werden zwei Betriebsveranstaltungen eingehalten?
Sind alle Belege und Teilnehmerlisten dokumentiert?

🎁 Fazit

Mit etwas Planung lässt sich die Weihnachtsfeier wunderbar steuerlich gestalten. Der 110-Euro-Freibetrag, die Beschränkung auf zwei Feiern pro Jahr und die richtige Einordnung von Gästen und Geschenken sind die zentralen Stellschrauben.

Wer sauber dokumentiert und frühzeitig kalkuliert, sorgt nicht nur für steuerliche Entspannung, sondern auch für eine festliche Feier ohne unerwartete Steuerlast.