Welche Nachweise und Belege müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden?

Aufbewahrungspflichten, Fristen und Praxisempfehlungen

Eine der häufigsten Ursachen für Rückfragen, Steuernachzahlungen oder sogar Schätzungen durch das Finanzamt sind fehlende oder unzureichende Nachweise. Dabei gilt: Nicht alles muss mit der Steuererklärung eingereicht werden – aber fast alles muss vorgehalten werden können. Dieser Beitrag erläutert systematisch, welche Belege aufzubewahren sind, wie lange sie aufzubewahren sind und worauf Steuerpflichtige und Unternehmen besonders achten sollten.

1. Grundsatz: Belegvorhaltepflicht statt Belegabgabepflicht

Seit Einführung der elektronischen Steuererklärung gilt in Deutschland überwiegend die Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet:

• Belege werden nicht automatisch mit der Steuererklärung eingereicht

• Sie müssen dem Finanzamt auf Nachfrage vollständig und prüfbar vorgelegt werden können

Wichtig: Kann ein Beleg nicht vorgelegt werden, darf das Finanzamt den entsprechenden Kostenabzug versagen – selbst dann, wenn die Ausgabe tatsächlich angefallen ist.

2. Welche Belege müssen Privatpersonen aufbewahren?

2.1 Einkommensnachweise

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

• Lohnsteuerbescheinigungen

• Bescheide über Renten, Pensionen oder Versorgungsbezüge

• Bescheinigungen über Krankengeld, Arbeitslosengeld oder Elterngeld

• Nachweise über ausländische Einkünfte und gezahlte ausländische Steuern

2.2 Werbungskosten

• Fahrtkosten (Pendlerpauschale, Reisekostenabrechnungen)

• Arbeitsmittel (Rechnungen für Laptop, Handy, Büromöbel etc.)

• Fort- und Weiterbildungskosten

• Doppelte Haushaltsführung (Mietverträge, Nebenkosten, Fahrtennachweise)

• Homeoffice (Flächenberechnung, Miet- oder Eigentumsnachweise)

2.3 Sonderausgaben

• Versicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Haftpflicht-, Rentenversicherung)

• Spendenquittungen

• Kirchensteuerbescheinigungen

• Unterhaltsleistungen (Zahlungsnachweise, Vereinbarungen)

2.4 Außergewöhnliche Belastungen

• Krankheitskosten (Rechnungen, Zahlungsnachweise)

• Pflegekosten

• Bestattungskosten

• Nachweise über Behinderung oder Pflegegrad

3. Belege bei Vermietung, Kapitalvermögen und Auslandssachverhalten

3.1 Vermietung und Verpachtung

• Mietverträge

• Nebenkostenabrechnungen

• Reparatur- und Handwerkerrechnungen

• Finanzierungsunterlagen (Zinsabrechnungen)

• Abschreibungsunterlagen (Anschaffungskosten, Notarkosten, Grunderwerbsteuer)

3.2 Kapitalerträge

• Jahressteuerbescheinigungen von Banken

• Erträgnisaufstellungen ausländischer Broker

• Nachweise über einbehaltene Quellensteuer

• Fondsabrechnungen und Thesaurierungsnachweise

3.3 Auslandseinkünfte

• Steuerbescheide aus dem Ausland

• Quellensteuerbescheinigungen

• Tätigkeitsnachweise (Tagekalender, Einsatzorte)

• DBA-relevante Unterlagen (z. B. Arbeitgeberbescheinigungen)

Gerade bei internationalen Sachverhalten prüft das Finanzamt zunehmend intensiv. Lückenhafte Dokumentation ist hier ein erhebliches Risiko.

4. Aufbewahrungspflichten für Selbständige und Unternehmen

4.1 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Für Unternehmer, Freiberufler und Selbständige gelten strengere Regeln:

• 10 Jahre:

  • Buchungsbelege

  • Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen)

  • Jahresabschlüsse, Bilanzen

  • Steuererklärungen und Steuerbescheide

• 6 Jahre:

  • Geschäftsbriefe

  • Angebote

  • Verträge mit steuerlicher Relevanz

  
  

Die Frist beginnt jeweils zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

5. Elektronische Belege: Was ist zulässig?

Elektronische Belege sind zulässig, wenn sie unveränderbar, vollständig und lesbar archiviert werden. Dazu zählen:

• PDF-Rechnungen

• Digitale Kontoauszüge

• Scan-Kopien von Papierbelegen

Achtung:

• Belege dürfen nach dem Scannen nicht mehr manipuliert werden

• Eine revisionssichere Ablage ist bei Unternehmen zwingend erforderlich

• WhatsApp-Fotos, Screenshots ohne Kontext oder unsortierte E-Mail-Postfächer sind regelmäßig problematisch

6. Wie lange sollten Privatpersonen Belege aufbewahren?

Empfehlung aus der Beratungspraxis:

• Mindestens 4 Jahre nach Bestandskraft des Steuerbescheids

• Bei größeren Sachverhalten (Immobilien, Ausland, Verlustvorträge): 6–10 Jahre

Grund: Das Finanzamt kann Steuerbescheide unter bestimmten Voraussetzungen rückwirkend ändern (z. B. bei neuen Tatsachen).

7. Häufige Fehler in der Praxis

• Belege werden zu früh entsorgt

• Zahlungsnachweise fehlen (nur Rechnung vorhanden)

• Ausländische Steuerbescheide werden nicht übersetzt oder erklärt

• Keine systematische Ablage nach Steuerjahren

• Vermischung privater und betrieblicher Unterlagen

Diese Fehler führen regelmäßig zu:

• Kürzung von Werbungskosten

• Nichtanerkennung von Sonderausgaben

• Verzögerungen bei der Veranlagung

• unnötigen Diskussionen mit dem Finanzamt

8. Praxistipp aus der Steuerberatung

Eine einfache, aber effektive Struktur:

• Ordner oder digitale Ablage pro Jahr

• Unterteilung nach:

  • Einkünfte

  • Werbungskosten

  • Sonderausgaben

  • Außergewöhnliche Belastungen

  • Ausland

  
  

Mandanten, die ihre Belege strukturiert führen, sparen nicht nur Steuern, sondern auch Beratungskosten und Zeit.

Fazit

Die richtige Aufbewahrung von Belegen ist kein formales Detail, sondern ein zentraler Bestandteil der steuerlichen Compliance. Wer Nachweise vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht aufbewahrt, reduziert Risiken erheblich und stärkt seine Position gegenüber dem Finanzamt – insbesondere bei komplexen oder internationalen Sachverhalten.

REISS Steuerkanzlei unterstützt Mandanten dabei nicht nur bei der Steuererklärung, sondern auch beim Aufbau einer praxisgerechten Beleg- und Dokumentationsstruktur – analog wie digital.