Bereits im Jahr 2016 wurde eine Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt. Jetzt wurde hierzu ein Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht, der diese Ordnungsvorschrift konkretisiert. Was alles in Sachen Mitteilungspflichten für elektronische Kassensysteme wichtig ist, weiß Martin Reiss von der gleichnamigen Szeuerkanzlei in Wasserburg. Hier sein nächster Steuertipp:
>> Ab dem 1. Januar 2020 müssen bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme, wie beispielsweise elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sowie Tablet-basierte Kassensysteme oder Softwarelösungen, über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verfügen. Nicht betroffen sind unter anderem elektronische Buchhaltungsprogramme, Fahrschein- und Geldautomaten und Taxameter.
Für Registrierkassen, die nach dem 25. November.2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden gibt es eine zeitliche Übergangsregelung. Danach gilt, dass diese bis Ende des Jahres 2022 weiterverwendet werden dürfen, wenn bauartbedingt keine TSE aufgerüstet werden kann. Als Nachweis hierfür muss eine Bestätigung des Kassenherstellers oder ein vergleichbares Dokument eingeholt werden. Für alle PC-Kassensysteme gilt diese Ausnahmeregelung nicht. Können bereits erworbene Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitsweinrichtung ausgerüstet werden müssen diese bis Ende 2019 aufgerüstet werden.
Weiterhin besteht jedoch keine Pflicht elektronische Aufzeichnungssysteme zu Nutzen.
Eine TSE besteht grundsätzlich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Zudem müssen Steuerpflichtige, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, eine Mitteilung an das Finanzamt übermitteln. Diese Mitteilung muss innerhalb eines Monats erfolgen, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem angeschafft oder außerbetrieb gesetzt wurde.
Keiner Mitteilungspflicht unterliegen im Übergangszeitraum Registrierkassen, für die die zeitliche Übergangsregelung gilt.
Die Mitteilung für elektronische Aufzeichnungssysteme, für die die Übergangsregelung nicht gilt, welche jedoch bereits vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, muss bis 31. Januar 2020 erfolgen.
Bisher sind noch keine Kassen mit einer TSE erhältlich. Möglicherweise bleibt daher nur wenig Zeit für die notwendigen Meldungen an das Finanzamt.
Ab dem 1. Januar 2020 gilt zudem eine Belegausgabepflicht. Belege können dabei in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die elektronische Bereitstellung von Belegen darf nur nach vorheriger Zustimmung der Kunden erfolgen. Zudem muss der Beleg in einem Format übermittelt werden, welche der Kunde mit einer kostenfreien Standardsoftware öffnen kann. Hierzu zählen beispielsweise Datenformate wie PDF oder JPG. Bei der Zurverfügungstellung von Papierbelegen reicht es aus diese den Kunden anzubieten. Eine Pflicht zur Annahme durch den Kunden besteht nicht. Nicht entgegengenommene Belege müssen vom Belegaussteller nicht aufbewahrt werden.
In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen. Dies ist auf Antrag möglich, wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden und durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Steuerpflichtigen besteht. Selbiges gilt auch für Dienstleistungen an eine Vielzahl unbekannter Personen.<<