Welche Unterlagen braucht der Steuerberater für meine Steuererklärung?

Der umfassendste Leitfaden für Privatpersonen, Rentner, Vermieter, Selbstständige und Unternehmen

Jedes Jahr stellt sich dieselbe Frage:Welche Unterlagen braucht mein Steuerberater eigentlich für die Steuererklärung?

Viele Mandanten wissen nicht genau, welche Belege relevant sind — und welche nicht.Mit dieser kompletten Anleitung wissen Sie genau, was Ihr Steuerberater benötigt, warum jede Information wichtig ist und wie Sie Ihre Unterlagen optimal vorbereiten, damit Ihre Steuererklärung schnell, korrekt und vollständig erstellt werden kann.

🔍 1. Warum vollständige Unterlagen so wichtig sind

Ein Steuerberater kann nur so gut arbeiten, wie die Daten und Unterlagen, die er erhält.Fehlen Belege, sind Werte unklar oder werden Nachweise erst spät eingereicht, verlängert sich der Bearbeitungsprozess — und manchmal verschenken Sie sogar bares Geld.

Vorteile vollständiger Unterlagen:

• Ihre Steuererklärung kann früher und korrekt abgegeben werden

• Ihr Steuerberater kann mehr steuerliche Vorteile erkennen (z. B. Abzug von Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen)

• Weniger Rückfragen und Korrekturen

• Geringeres Risiko für Nachfragen durch das Finanzamt

• Transparente und oft günstigere Gebühren, da weniger Nacharbeit anfällt

📦 2. Unterlagen, die alle Mandanten benötigen

Diese Basis-Unterlagen gelten für jede Personengruppe — egal, ob Arbeitnehmer, Rentner, Vermieter oder Unternehmer.

🗂️ Persönliche Daten & Stammdaten

• Aktuelle Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

• Geburtsdatum, Familienstand (ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet)

• Steuer-Identifikationsnummer & Steuernummer

• Religionszugehörigkeit (für Kirchensteuer)

• Bankverbindung (für Steuererstattung oder Nachzahlung)

• Kinder: Geburtsdatum, Kindergeldnachweis, Ausbildungs-/Schulbescheinigung

• Änderungen im Jahr (z. B. Eheschließung, Geburt, Scheidung, Umzug)

📑 Allgemeine Dokumente

• Letzter Steuerbescheid und Steuererklärung (Vorjahr)

• Aktuelle Schreiben vom Finanzamt (z. B. Vorauszahlungen, Änderungen, Mahnungen)

• Vollmacht zur Vertretung gegenüber dem Finanzamt

• Datenschutzvereinbarung (bei Neumandaten)

💳 Zahlungen & Versicherungen

• Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge (falls nicht bereits elektronisch übermittelt)

• Private Krankenversicherung / Zusatzversicherung

• Haftpflicht, Unfallversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung

• Riester- oder Rürup-Rente (Verträge + Beitragsbescheinigung)

❤️ Sonderausgaben

• Kirchensteuer (sofern separat gezahlt)

• Spendenquittungen

• Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine oder Parteien

• Kinderbetreuungskosten (Rechnungen + Überweisungsbelege)

• Schulgeld an Privatschulen (Nachweis)

🏠 Haushaltsnahe Dienstleistungen & Handwerkerleistungen

• Rechnungen und Zahlungsnachweise (Überweisung, kein Barbeleg!)

• Beispiele: Reinigungskräfte, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Handwerker, Winterdienst

• Wichtig: Nur der Arbeitslohnanteil ist absetzbar, nicht Materialkosten

💊 Außergewöhnliche Belastungen

• Arzt- und Zahnarztrechnungen, Medikamente, Zuzahlungen

• Brillen, Hörgeräte, Reha-Maßnahmen, Pflegekosten

• Nachweise über Pflegegrad, Behinderung (GdB-Bescheid, Schwerbehindertenausweis)

• Pflegeheimkosten oder Haushaltshilfe

👔 3. Arbeitnehmer & Angestellte

Für Arbeitnehmer und Angestellte erstellt der Steuerberater die Einkommensteuererklärung auf Basis folgender Unterlagen:

🧾 Einkünfte

• Lohnsteuerbescheinigung(en) aller Arbeitgeber

• Bescheinigungen über Bonuszahlungen, Abfindungen, Tantiemen, Aktienoptionen

• Nachweise über geldwerte Vorteile (z. B. Firmenwagen, Jobticket, Essenszuschüsse)

🚗 Werbungskosten

• Arbeitsweg: Entfernungskilometer und Arbeitstage

• Öffentlicher Nahverkehr: Jahreskarten, Ticketbelege

• Homeoffice: Anzahl der Tage, Arbeitszimmergröße, Mietanteil, Nebenkosten, Internet

• Arbeitsmittel: PC, Laptop, Handy, Büromöbel, Fachliteratur, Software (mit Rechnungen)

• Reisen: Reisedaten, Fahrtenbuch, Hotel-/Verpflegungsbelege, Arbeitgebererstattungen

• Doppelte Haushaltsführung: Miete, Nebenkosten, Heimfahrten, Mehraufwand

• Fortbildungen, Seminare, Schulungen (Gebühren, Fahrtkosten, Unterkunft)

📄 Lohnersatzleistungen

• Bescheide über Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Krankengeld, Elterngeld

• Mutterschaftsgeld, Übergangsgeld, Insolvenzgeld

👴 4. Rentner & Pensionäre

Auch Rentner sind steuerpflichtig — je nach Rentenbeginn und Einkommenshöhe.Für Ihre Steuererklärung benötigt Ihr Steuerberater:

💰 Renteneinkünfte

• Rentenbezugsmitteilung der gesetzlichen Rentenversicherung

• Private Rentenversicherungen (Rentenbescheinigung, Leistungsmitteilung)

• Betriebsrenten, Pensionen (Bezügemitteilungen, Versorgungsbezüge)

• Nachweis über Rentenbeginn (für Ermittlung des Rentenfreibetrags)

🏦 Weitere Einkünfte

• Mieteinnahmen, Zinsen, Kapitalerträge

• Nebenverdienste oder Nebentätigkeiten (z. B. Minijobs)

💸 Abzüge & Aufwendungen

• Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung

• Versicherungen (Haftpflicht, Unfall, Lebensversicherung)

• Krankheits- und Pflegekosten

• Spenden, Kirchensteuer

• Nachweise über außergewöhnliche Belastungen (Pflege, Heimkosten)

🧑‍🎓 5. Studierende, Auszubildende & Berufseinsteiger

📘 Ausbildung & Studium

• Studienbescheinigung / Ausbildungsnachweis

• Semester- und Studiengebühren, Prüfungsgebühren

• Fachliteratur, Laptop, Arbeitsmaterialien

• Miete, Nebenkosten (bei doppelter Haushaltsführung)

• Fahrtkosten zur Uni / Ausbildungsstätte

💶 Einkommen

• Lohnsteuerbescheinigung (Minijob, Werkstudent, Aushilfe)

• Stipendien, BAföG (zur Einordnung, kein steuerpflichtiges Einkommen)

📉 Sonderfall Verlustvortrag

• Für Studierende mit Kosten > Einnahmen (z. B. Zweitstudium): Steuerberater kann Verlustvortrag eintragen – lohnt sich später bei Berufseinstieg.

🏘️ 6. Vermieter & Immobilienbesitzer

🏠 Grunddaten

• Kaufvertrag, Notar- und Maklerkosten

• Grundbuchauszug, Einheitswertbescheid

• Finanzierungsunterlagen (Darlehensverträge, Zins- und Tilgungspläne)

• Aufteilung des Kaufpreises auf Gebäude und Grund (AfA-Berechnung)

💶 Einnahmen & Ausgaben

• Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen

• Kontoauszüge (Mieteingänge, Rückzahlungen)

• Hausgeldabrechnung (Eigentümergemeinschaft)

• Instandhaltungs- und Renovierungskosten (Rechnungen + Zahlungen)

• Versicherungen: Gebäude, Haftpflicht, Glas

• Grundsteuerbescheid

☀️ Sonderthemen

• Energetische Sanierungen (Zuschüsse, Fördermittel)

• Leerstandszeiten (Inserate als Nachweis)

• Photovoltaikanlage: Einspeisevergütung, Eigenverbrauch, Betriebsausgaben

💼 7. Selbstständige & Freiberufler (EÜR)

📚 Grundlegendes

• Steuernummer, USt-ID, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

• Geschäftskonten, Bankauszüge, Kassenbuch

• Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Pflichtangaben)

• Zahlungsnachweise, ggf. PayPal oder Stripe

💻 Buchhaltung & Software

• DATEV-, Lexoffice-, SevDesk-, oder andere Buchhaltungsexporte

• Anlagenverzeichnis, Fahrtenbuch, Kilometerabrechnungen

• Private Nutzungsanteile (Telefon, Internet, Kfz, Strom, Raumkosten)

🧾 Umsatzsteuer

• Umsatzsteuervoranmeldungen

• Zusammenfassende Meldungen (ZM)

• Kleinunternehmerregelung oder Ist-/Sollbesteuerung

• OSS/IOSS-Meldungen (bei EU-Handel)

🏢 8. Gewerbetreibende, GmbH, UG, Personengesellschaften

📊 Buchführung

• Vollständige Buchhaltungsdaten (DATEV, Fibu, OPOS-Listen, BWA, Saldenliste)

• Bankkonten (CSV-Export), Kassenberichte

• Inventur, Anlagenverzeichnis, Leasingverträge

• Debitoren-/Kreditorenlisten

👥 Personal & Lohn

• Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, SV-Meldungen

• Reisekostenabrechnungen, Spesenrichtlinien

• Betriebliche Altersvorsorge

• Geschäftsführer-Gehalt, Gesellschafterdarlehen

🧾 Jahresabschluss & Steuern

• Vorjahresbilanz, GuV, Anhang, Lagebericht

• Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuererklärungen

• Gesellschafterbeschlüsse, Gewinnverwendungsbeschluss

🌍 9. E-Commerce & internationale Geschäfte

• Online-Shop-Daten (Shopify, WooCommerce, Shopware etc.)

• Marktplatzabrechnungen (Amazon, eBay, Etsy, Kaufland etc.)

• Zahlungsanbieter-Reports (PayPal, Klarna, Stripe)

• Versanddienstleisterabrechnungen

• Lager im Ausland (z. B. Amazon FBA), Umsatzsteuer-Registrierungen im Ausland

• OSS-/IOSS-Meldungen

• Wechselkurs- und Gebührenlisten

🧮 10. Kapitalvermögen

• Steuerbescheinigungen der Banken und Broker

• Jahresaufstellungen über Dividenden, Zinsen, Fonds

• Verlustverrechnungstöpfe

• Auslandskonten / ausländische Quellensteuer

• Kryptowährungen (Handel, Staking, Lending) – Transaktionslisten (CSV)

🗂️ 11. Typische Fristen

• Steuererklärung mit Steuerberater: regelmäßig bis Ende Juli des Folgejahres, mit Verlängerung meist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

• Ohne Steuerberater: bis 31. Juli.

• Umsatzsteuervoranmeldungen: monatlich oder quartalsweise

• Lohnsteueranmeldungen: monatlich

• Frühzeitige Abgabe: empfehlenswert bis März, um Beratungsspielräume zu nutzen

⚠️ 12. Häufige Fehler

• Belege unvollständig oder ohne Zahlungsnachweis

• Barzahlungen ohne Quittung

• Vermischung privater und betrieblicher Ausgaben

• Späte Abgabe → Verspätungszuschläge

• Keine Belegstruktur (Papierberge statt Ordnung)

✅ 13. Checkliste für Ihre Steuerunterlagen (Kurzüberblick)

1. Stammdaten & Vollmachten

2. Vorjahresbescheid & Erklärung

3. Einkünfte aller Art

4. Versicherungen & Vorsorge

5. Werbungskosten / Betriebsausgaben

6. Immobilien & Kapital

7. Außergewöhnliche Belastungen

8. Familien- & Kinderunterlagen

9. Elektronische Nachweise (Bank, Shop, Software)

10. Sonderfälle: Ausland, Photovoltaik, Nebentätigkeiten

🧾 Fazit

Ein gut vorbereiteter Mandant spart Zeit, Geld und Nerven.Wenn Sie Ihre Unterlagen vollständig, geordnet und digital einreichen, kann Ihr Steuerberater die maximalen steuerlichen Vorteile für Sie nutzen – ganz gleich, ob Sie Arbeitnehmer, Unternehmer, Vermieter oder Rentner sind.

💬 Tipp: REISS Steuerkanzlei stellt Ihnen auf Wunsch gern eine individuelle Unterlagen-Checkliste als PDF oder interaktive Online-Vorlage zur Verfügung – abgestimmt auf Ihre persönliche Situation.

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