Anzahlungen und Abschlagsrechnungen: Wann entsteht die Umsatzsteuer?
Bei Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits dann, wenn das Unternehmen das Geld erhält – auch wenn die eigentliche Leistung noch nicht vollständig erbracht wurde. Entscheidend ist also nicht allein das Rechnungsdatum, sondern insbesondere der Zeitpunkt des Zahlungseingangs.
Für Unternehmen ist das wichtig, weil Umsatzsteuer dadurch häufig früher an das Finanzamt abgeführt werden muss als bei einer normalen Schlussrechnung.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einer Anzahlung?
Erhält ein Unternehmen vor Ausführung einer Lieferung oder sonstigen Leistung bereits einen Teil des vereinbarten Entgelts, entsteht die Umsatzsteuer auf diesen Betrag mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung vereinnahmt wurde.
Das gilt beispielsweise für:
Anzahlungen
Vorauszahlungen
Abschlagszahlungen
Zahlungen auf noch nicht vollständig erbrachte Leistungen
Voraussetzung ist grundsätzlich, dass die spätere Leistung bereits ausreichend bestimmt ist. Es muss also erkennbar sein, für welche konkrete Lieferung oder Leistung die Zahlung erfolgt.
Reicht bereits die Ausstellung einer Abschlagsrechnung aus?
Nein. Wird lediglich eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung geschrieben, aber noch nichts bezahlt, entsteht aufgrund der Anzahlungsregel grundsätzlich noch keine Umsatzsteuer.
Entscheidend ist die tatsächliche Vereinnahmung des Geldes.
Eine Rechnung über 11.900 Euro brutto kann beispielsweise bereits im August erstellt werden. Bezahlt der Kunde sie erst im September, entsteht die Umsatzsteuer auf die Anzahlung grundsätzlich im Voranmeldungszeitraum September.
Wie wird die Umsatzsteuer bei einer Abschlagszahlung berechnet?
Die Umsatzsteuer wird aus dem tatsächlich vereinnahmten Betrag berechnet.
Beispiel:
Ein Unternehmen erhält für einen Auftrag eine Abschlagszahlung von
10.000 Euro netto
+1.900 Euro Umsatzsteuer
= 11.900 Euro brutto.
Der Auftrag wird erst mehrere Monate später abgeschlossen.
Mit Eingang der 11.900 Euro entstehen bereits 1.900 Euro Umsatzsteuer. Das Unternehmen darf deshalb nicht warten, bis der gesamte Auftrag abgeschlossen und die Schlussrechnung gestellt wurde.
Bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung muss der Betrag grundsätzlich in der Voranmeldung des Monats berücksichtigt werden, in dem die Zahlung eingegangen ist.
Was passiert bei mehreren Abschlagszahlungen?
Bei größeren Projekten sind mehrere Abschlagszahlungen üblich.
Beispiel:
Gesamtauftrag netto: 100.000 Euro
Abschlag: 20.000 Euro netto
Abschlag: 30.000 Euro netto
Abschlag: 20.000 Euro netto
Auf jeden vereinnahmten Abschlag entsteht grundsätzlich separat Umsatzsteuer.
Bei 19 Prozent Umsatzsteuer wurden damit vor Fertigstellung bereits 13.300 Euro Umsatzsteuer auf insgesamt 70.000 Euro netto vereinnahmte Abschlagszahlungen ausgelöst.
Die noch offene Vergütung wird später über die Schlussrechnung abgerechnet.
Was muss in der Schlussrechnung beachtet werden?
Bereits versteuerte Anzahlungen dürfen nicht nochmals vollständig besteuert werden.
In der Endrechnung müssen deshalb die vor der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge berücksichtigt beziehungsweise abgesetzt werden, wenn hierfür entsprechende Rechnungen ausgestellt wurden.
Genau hier entstehen in der Praxis häufig Fehler.
Wer Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung nicht korrekt anrechnet, kann Umsatzsteuer doppelt ausweisen oder die Buchhaltung verfälschen.
Wann darf der Kunde die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung abziehen?
Der Rechnungsempfänger kann die ausgewiesene Umsatzsteuer grundsätzlich bereits vor vollständiger Ausführung der Leistung als Vorsteuer abziehen.
Dafür müssen insbesondere zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
eine ordnungsgemäße Rechnung liegt vor und
die Anzahlung wurde tatsächlich geleistet.
Eine lediglich ausgestellte, aber noch unbezahlte Anzahlungsrechnung reicht für den vorzeitigen Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht aus.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagszahlung und Teilleistung?
Eine Abschlagszahlung ist zunächst nur eine Zahlung auf eine noch ausstehende Leistung.
Eine Teilleistung ist dagegen ein wirtschaftlich abgrenzbarer Teil einer Leistung, der tatsächlich ausgeführt und gesondert vereinbart wurde.
Die Unterscheidung kann für den Zeitpunkt der Umsatzsteuer entscheidend sein. Gerade bei länger laufenden Bau-, Dienstleistungs- oder Projektverträgen sollte deshalb geprüft werden, ob lediglich Abschlagszahlungen oder bereits echte Teilleistungen vorliegen.
Welche Fehler treten in der Praxis häufig auf?
Typische Probleme sind:
Umsatzsteuer wird erst bei Fertigstellung des Auftrags erfasst
Zahlungseingänge werden nicht rechtzeitig der Buchhaltung zugeordnet
Anzahlungen werden in der Schlussrechnung nicht korrekt abgezogen
Umsatzsteuer wird auf den falschen Betrag berechnet
Anzahlungsrechnung und tatsächliche Zahlung stimmen nicht überein
Vorsteuer wird bereits vor Zahlung der Anzahlung geltend gemacht
Besonders bei vielen parallel laufenden Projekten können solche Fehler mehrere Voranmeldungszeiträume betreffen.
FAQ
Entsteht Umsatzsteuer bereits mit Ausstellung der Anzahlungsrechnung?
Grundsätzlich nein. Maßgeblich ist bei einer Zahlung vor Leistungsausführung die tatsächliche Vereinnahmung des Entgelts.
Was passiert, wenn nur ein Teil der Anzahlungsrechnung bezahlt wird?
Dann entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich nur auf den tatsächlich vereinnahmten Teilbetrag.
Kann der Kunde sofort Vorsteuer ziehen?
Bei einer Zahlung vor Leistungsausführung grundsätzlich erst, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Zahlung tatsächlich geleistet wurde.
Müssen Anzahlungen in der Schlussrechnung berücksichtigt werden?
Ja. Bereits vereinnahmte und abgerechnete Anzahlungen sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer müssen bei der Endabrechnung berücksichtigt werden.
Gilt die Regel auch für Abschlagszahlungen?
Ja. Umsatzsteuerlich werden insbesondere Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abschlagszahlungen von dieser Regel erfasst.
Zusammenfassung
Bei Anzahlungen und Abschlagszahlungen entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits mit der Vereinnahmung der Zahlung, obwohl die eigentliche Leistung noch nicht vollständig ausgeführt wurde. Unternehmen müssen deshalb Zahlungseingänge und Umsatzsteuer-Voranmeldungen sauber aufeinander abstimmen.
Besonders wichtig sind die richtige Behandlung mehrerer Abschläge, der korrekte Ausweis in der Schlussrechnung und der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs beim Kunden.
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