Kunde zahlt nicht: Wann darf die Umsatzsteuer aus einer offenen Forderung korrigiert werden?
Zahlt ein Kunde eine Rechnung nicht, darf die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht automatisch mit Ablauf der Zahlungsfrist korrigiert werden. Eine Berichtigung ist grundsätzlich erst möglich, wenn die Forderung uneinbringlichgeworden ist – also objektiv damit zu rechnen ist, dass sie ganz oder teilweise auf absehbare Zeit nicht durchgesetzt werden kann.
Für Unternehmen mit Sollversteuerung ist das besonders wichtig: Sie können Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abgeführt haben, obwohl der Kunde noch keinen Cent bezahlt hat.
Warum belastet eine unbezahlte Rechnung die Liquidität?
Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits mit Ausführung der Leistung und nicht erst mit Zahlung durch den Kunden.
Beispiel:
Ein Unternehmen stellt eine Rechnung über:
10.000 Euro netto
1.900 Euro Umsatzsteuer
11.900 Euro brutto
Der Kunde bezahlt nicht. Trotzdem können die 1.900 Euro Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abzuführen sein.
Das Unternehmen finanziert die Steuer damit zunächst aus eigener Liquidität.
Wann gilt eine Forderung als uneinbringlich?
Entscheidend ist nicht allein das Alter der Rechnung. Eine Forderung gilt insbesondere dann als uneinbringlich, wenn bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Unternehmer sie ganz oder teilweise auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
der Kunde zahlungsunfähig ist,
die Forderung substantiiert bestritten wird,
ein Insolvenzverfahren die Einbringlichkeit beeinträchtigt,
nur noch mit einer teilweisen Zahlung gerechnet werden kann,
andere konkrete Umstände zeigen, dass eine Durchsetzung auf absehbare Zeit nicht möglich ist.
Eine feste gesetzliche Frist wie 30, 60 oder 90 Tage nach Fälligkeit gibt es hierfür nicht.
Reicht eine Mahnung für die Umsatzsteuerkorrektur?
Nein. Eine unbezahlte Mahnung allein macht eine Forderung noch nicht automatisch uneinbringlich.
Auch eine lange Überschreitung des Zahlungsziels reicht für sich genommen nicht zwingend aus. Entscheidend sind die tatsächlichen Verhältnisse.
Ein Kunde, der lediglich verspätet zahlt, ist steuerlich anders zu beurteilen als ein Kunde, dessen Zahlungsunfähigkeit erkennbar ist oder der die Forderung ernsthaft bestreitet.
Unternehmen sollten deshalb dokumentieren, warum sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Forderung nicht mehr oder vorerst nicht durchsetzbar ist.
Was passiert bei einer Insolvenz des Kunden?
Bei Insolvenzfällen kann eine Berichtigung der Umsatzsteuer möglich beziehungsweise erforderlich werden.
Spätestens mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens werden offene Forderungen aus vorher ausgeführten Leistungen grundsätzlich als uneinbringlich behandelt. Auch bestimmte vorherige insolvenzrechtliche Maßnahmen können bereits früher Auswirkungen haben.
Die spätere Insolvenzquote ändert daran zunächst nichts.
Erhält das Unternehmen später beispielsweise doch 20 % der Forderung, muss die Umsatzsteuer auf diesen tatsächlich vereinnahmten Betrag erneut berücksichtigt werden.
Was passiert, wenn der Kunde später doch bezahlt?
Eine Umsatzsteuerberichtigung ist nicht endgültig.
Wurde die Umsatzsteuer wegen Uneinbringlichkeit einer Forderung reduziert und bezahlt der Kunde später ganz oder teilweise, muss die Umsatzsteuer im Zeitraum der späteren Vereinnahmung erneut berichtigt werden.
Beispiel:
Von einer ursprünglich offenen Nettorechnung über 10.000 Euro wurden 1.900 Euro Umsatzsteuer korrigiert.
Der Kunde zahlt später noch 5.950 Euro brutto.
Darin enthalten sind 950 Euro Umsatzsteuer. Diese müssen wieder berücksichtigt werden.
Was gilt bei der Istversteuerung?
Bei Unternehmen mit genehmigter Istversteuerung stellt sich das Problem grundsätzlich anders dar.
Hier entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig erst, wenn das Entgelt tatsächlich vereinnahmt wird.
Zahlt der Kunde eine Rechnung nicht, wurde auf diesen Betrag daher grundsätzlich auch noch keine Umsatzsteuer aufgrund der Vereinnahmung ausgelöst.
Vor einer Korrektur sollte deshalb immer geprüft werden, ob das Unternehmen nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung) abrechnet.
Darf eine Forderung einfach vorsorglich korrigiert werden?
Nein. Eine rein vorsorgliche Umsatzsteuerkorrektur reicht nicht aus.
Auch eine pauschale handels- oder ertragsteuerliche Wertberichtigung bedeutet nicht automatisch, dass umsatzsteuerlich ebenfalls Uneinbringlichkeit vorliegt.
Für die Umsatzsteuer kommt es auf die konkrete Forderung und die tatsächliche Wahrscheinlichkeit ihrer Durchsetzung an.
FAQ
Muss ich erst klagen, bevor ich die Umsatzsteuer korrigieren darf?
Nicht zwingend. Entscheidend ist, ob die Forderung objektiv betrachtet auf absehbare Zeit ganz oder teilweise nicht durchsetzbar ist. Ein abgeschlossenes Gerichtsverfahren ist keine allgemeine Voraussetzung.
Reichen 90 Tage Zahlungsverzug aus?
Nein. Es gibt keine allgemeine 90-Tage-Regel. Der tatsächliche Sachverhalt ist entscheidend.
Kann auch nur ein Teil der Umsatzsteuer korrigiert werden?
Ja. Ist nur ein Teil der Forderung uneinbringlich, kann die Berichtigung grundsätzlich entsprechend auf diesen Teil beschränkt sein.
Was passiert bei späterer Zahlung?
Die auf den später vereinnahmten Betrag entfallende Umsatzsteuer muss wieder erklärt werden.
Gilt das auch bei Istversteuerung?
Das typische Vorfinanzierungsproblem besteht dort grundsätzlich nicht, weil die Umsatzsteuer regelmäßig erst bei Zahlung des Kunden entsteht.
Zusammenfassung
Eine überfällige Rechnung reicht für eine Umsatzsteuerkorrektur nicht aus. Entscheidend ist, ob die Forderung uneinbringlich geworden ist und auf absehbare Zeit ganz oder teilweise nicht durchgesetzt werden kann.
Für Unternehmen mit Sollversteuerung kann die Berichtigung erhebliche Liquidität zurückbringen. Wird die Forderung später doch bezahlt, muss die Umsatzsteuer allerdings entsprechend erneut berücksichtigt werden.
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