Steuerberaterwechsel mitten im Jahr: Was Unternehmen vorher regeln sollten
Ein Steuerberaterwechsel ist auch mitten im laufenden Jahr möglich. Entscheidend ist, dass Unternehmen vor dem Wechsel klar festlegen, welcher Steuerberater welche Zeiträume und Aufgaben übernimmt und dass Buchhaltungs-, Lohn- und Steuerdaten vollständig übertragen werden.
Gerade bei laufender Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnabrechnungen kann eine unklare Übergabe schnell zu doppelter Arbeit, fehlenden Meldungen oder falschen Auswertungen führen.
Kann ein Unternehmen den Steuerberater mitten im Jahr wechseln?
Grundsätzlich kann ein Steuerberater auch während des Jahres gewechselt werden. Ob und zu welchem Zeitpunkt ein bestehendes Mandatsverhältnis beendet werden kann, hängt jedoch auch vom geschlossenen Steuerberatungsvertrag und möglichen Kündigungsregelungen ab.
Deshalb sollte vor der Kündigung geprüft werden:
welche Kündigungsregelungen vereinbart wurden,
welche Arbeiten bereits begonnen wurden,
welche Erklärungen und Meldungen noch offen sind,
welche Rechnungen des bisherigen Steuerberaters noch ausstehen.
Ein Jahreswechsel ist für einen Steuerberaterwechsel also nicht zwingend erforderlich.
Warum muss der Übergabezeitpunkt eindeutig festgelegt werden?
Besonders wichtig ist eine klare zeitliche Trennung der Zuständigkeiten.
Bei einem Wechsel zum 1. September kann beispielsweise vereinbart werden:
Buchhaltung Januar bis August: bisheriger Steuerberater, Buchhaltung ab September: neuer Steuerberater, Lohnabrechnung bis August: bisheriger Steuerberater, Lohnabrechnung ab September: neuer Steuerberater
Zusätzlich muss geklärt werden, wer noch offene Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldungen, Lohnsteuer-Anmeldungen oder andere bereits laufende Arbeiten erledigt.
Ohne eine solche Abgrenzung besteht das Risiko, dass Aufgaben doppelt oder überhaupt nicht bearbeitet werden.
Welche Daten benötigt der neue Steuerberater?
Der neue Steuerberater benötigt nicht nur einzelne Belege, sondern einen möglichst vollständigen steuerlichen Datenbestand.
Je nach Unternehmen gehören dazu insbesondere:
Finanzbuchhaltungsdaten
Debitoren- und Kreditorendaten
offene Posten
Anlagenbuchführung
Lohnabrechnungsdaten
Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Steuererklärungen und Jahresabschlüsse
Steuerbescheide
Kontennachweise und Saldenlisten
relevante Verträge und steuerliche Korrespondenz
Bei DATEV können vorhandene Mandantenbestände technisch von einer Kanzlei auf eine andere übertragen werden. Vorher sollte geprüft werden, welche Daten tatsächlich im DATEV-Rechenzentrum vorhanden sind. Eine Datenübertragung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche außerhalb des Systems gespeicherten Unterlagen ebenfalls übertragen wurden.
Muss der bisherige Steuerberater Unterlagen herausgeben?
Unterlagen, die der Steuerberater vom Mandanten oder für ihn erhalten hat, sind auf Verlangen grundsätzlich herauszugeben. Diese Regelung gilt auch für elektronisch geführte Unterlagen.
Nicht sämtliche internen Unterlagen der Kanzlei müssen übergeben werden. Interne Arbeitspapiere gehören beispielsweise grundsätzlich nicht zu den herauszugebenden Dokumenten.
Handakten müssen Steuerberater grundsätzlich zehn Jahre aufbewahren.
Wichtig ist außerdem: Bei noch offenen Gebühren und Auslagen kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Zurückbehaltungsrecht bestehen. Dieses gilt allerdings nicht unbegrenzt; die Zurückbehaltung darf insbesondere nicht unangemessen sein.
Offene Rechnungen sollten deshalb möglichst vor der Datenübergabe geklärt werden.
Was passiert mit der Vollmacht beim Finanzamt?
Auch die Vertretung gegenüber der Finanzverwaltung muss beim Wechsel sauber umgestellt werden.
Der neue Steuerberater benötigt eine entsprechende Vollmacht. Gleichzeitig sollte geklärt werden, welche Vollmachten des bisherigen Beraters beendet oder geändert werden.
Das betrifft beispielsweise:
Kommunikation mit dem Finanzamt,
elektronische Bescheiddaten,
Einsprüche,
laufende Anträge,
offene Rückfragen der Finanzverwaltung.
Gerade bei bereits laufenden Verfahren muss eindeutig feststehen, wer ab welchem Zeitpunkt zuständig ist.
Was passiert mit laufenden Fristen?
Ein Steuerberaterwechsel setzt steuerliche Fristen nicht automatisch aus.
Laufen während des Übergangs beispielsweise Fristen für Steueranmeldungen, Einsprüche oder Antworten an das Finanzamt, müssen diese unabhängig vom Kanzleiwechsel eingehalten werden.
Unternehmen sollten deshalb vor dem Wechsel eine Liste aller offenen Vorgänge erstellen. Besonders wichtig sind laufende Betriebsprüfungen, Einspruchsverfahren, Fristverlängerungen und noch nicht bearbeitete Schreiben des Finanzamts.
Kann ein Wechsel mitten im Monat sinnvoll sein?
Technisch ist auch ein Wechsel innerhalb eines Monats möglich. Praktisch ist eine klare Abgrenzung zum Monats- oder Quartalswechsel häufig einfacher.
Bei monatlicher Buchhaltung oder Lohnabrechnung lässt sich dadurch eindeutig festlegen, welche Kanzlei den letzten vollständigen Abrechnungszeitraum bearbeitet.
Entscheidend ist jedoch nicht das Kalenderdatum allein, sondern eine vollständige und dokumentierte Übergabe.
FAQ: Steuerberaterwechsel mitten im Jahr
Muss ein Unternehmen bis zum Jahresende warten?
Nein. Ein Steuerberaterwechsel ist grundsätzlich auch während des laufenden Jahres möglich.
Muss der alte Steuerberater die Daten herausgeben?
Vom Mandanten oder für ihn erhaltene Dokumente müssen auf Verlangen grundsätzlich herausgegeben werden. Für bestimmte interne Unterlagen gelten Ausnahmen.
Können DATEV-Daten direkt übertragen werden?
Ja. DATEV bietet Verfahren zur Übertragung von Mandantenbeständen zwischen Kanzleien. Dabei sollte geprüft werden, welche Daten tatsächlich gespeichert und übertragen wurden.
Was passiert mit offenen Rechnungen?
Der bisherige Steuerberater kann seine bis zur Beendigung des Mandats entstandene Vergütung abrechnen. Offene Gebühren können außerdem Auswirkungen auf die Herausgabe bestimmter Unterlagen haben.
Wer erstellt den Jahresabschluss nach einem Wechsel?
Das sollten Unternehmen ausdrücklich vereinbaren. Der Jahresabschluss kann grundsätzlich auch vom neuen Steuerberater erstellt werden, wenn ihm die notwendigen Buchhaltungs-, Vorjahres- und Abschlussdaten vollständig vorliegen.
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